Doppelt so viel Arbeit, mit denselben Leuten.
Dein Team wird nicht dadurch effizienter, dass es mehr Stunden arbeitet — sondern dadurch, dass es weniger manuelle Schritte macht. Wir nehmen das Abtippen, das Nachhaken und das vergessene Follow-up aus dem Prozess heraus.
Wo versickert die Zeit?
Nicht bei den großen Dingen. Bei den Zehn- und Zwanzig-Minuten-Schritten, die niemand zählt, weil „ich trag das eben schnell ein“.
Manuelles Abtippen
Dieselben Daten dreimal: Sie kommen per E-Mail, wandern in eine Tabelle und dann noch ins Rechnungsprogramm. Jede Runde ist eine weitere Gelegenheit für einen Tippfehler.
Vergessenes Follow-up
Das Angebot ging raus, danach hat niemand nachgefasst. Der Lead ging nicht verloren, weil kein Interesse bestand — sondern weil sich niemand rechtzeitig gemeldet hat.
Statusabfragen
„Wie ist der Stand?“ — und schon geht die Rundmail raus. Die Antwort steht längst im System, sie erreicht die Beteiligten nur nicht von selbst.
Reports zusammenstückeln
Ein paar Stunden im Monat: Werbedaten herauskopieren, in ein Dokument packen, verschicken. Dieselbe Abfolge, Monat für Monat.
Zahlungserinnerungen
Jemand muss die überfällige Rechnung bemerken und dann eine unangenehme Mail schreiben. Meist zu spät, manchmal nie.
Onboarding aus dem Kopf
Ein neuer Kunde startet, und die zwölfstufige Liste steckt in jemandes Kopf. Was fehlt, zeigt sich zwei Wochen später.
Was genau automatisieren wir?
Jeder Workflow ist gleich aufgebaut: Es gibt einen Auslöser, darauf läuft eine Schrittfolge, und daraus entsteht ein Ergebnis, an das sich niemand erinnern muss. Klapp einen beliebigen auf.
Kundengewinnung
2 Workflows- Auslöser: jemand sendet das Kontaktformular ab.
- Der Lead landet im CRM, getaggt nach Quelle und Kampagne.
- Innerhalb einer halben Minute geht eine Bestätigungsmail raus — nicht nach Textbaustein, sondern als Antwort auf das, was ausgefüllt wurde.
- Der zuständige Kollege bekommt eine Benachrichtigung per WhatsApp oder Slack, mit den Lead-Daten.
- Hat sie innerhalb von 15 Minuten niemand geöffnet, eskaliert das System an die Leitung.
- Auslöser: der Lead-Status wechselt im CRM auf „Angebot angefragt“.
- Das System füllt die Angebotsvorlage aus den CRM-Daten und erzeugt ein PDF.
- Das Angebot geht per E-Mail raus, das Öffnen wird gemessen.
- Bleibt eine Antwort aus: Erinnerungen an Tag 3, 7 und 14 — jede in einem anderen Ton.
- Kommt eine Antwort, stoppt die Follow-up-Reihe sofort und der Kollege wird informiert.
Projektmanagement
2 Workflows- Auslöser: ein Projekt wechselt die Phase (z. B. „Dreh fertig“ → „Postproduktion“).
- Die zur Phase gehörenden Aufgaben werden automatisch angelegt, mit Verantwortlichem und Frist.
- Der Verantwortliche wird benachrichtigt und einen Tag vor der Frist erinnert.
- Läuft die Frist ab und die Aufgabe ist noch offen, wird die Projektleitung informiert.
- Der Projektstatus aktualisiert sich von selbst — niemand muss nachfragen.
- Auslöser: der Vertrag ist unterschrieben, der Deal wechselt auf „gewonnen“.
- Die Ordnerstruktur des Projekts wird angelegt, mit den passenden Zugriffsrechten.
- Der Kunde erhält die Abfrageliste (Logos, Zugänge, Kontakte).
- Für das Kick-off-Gespräch geht ein Terminvorschlag raus.
- Was in der Abfrageliste fehlt, hakt das System nach — nicht die Projektleitung.
Finanzen
2 Workflows- Auslöser: die Leistung wird im Projekt als erbracht markiert.
- Rechnungsstellung und Versand aus den CRM-Daten, ohne manuelle Eingabe.
- 8 Tage nach Fälligkeit eine freundliche Erinnerung.
- Nach 15 Tagen eine zweite, deutlichere Erinnerung.
- Danach Eskalation an einen internen Verantwortlichen, der es telefonisch klärt.
- Auslöser: eine Prüfung, die nach dem Tagesabschluss läuft.
- Das System summiert die Google- und Meta-Ausgaben je Konto.
- Es vergleicht sie mit dem Monatsbudget und dem bisherigen Verlauf.
- Überschreitet ein Konto die Schwelle, geht sofort eine Warnung an den Kampagnenmanager.
- Wöchentliche Zusammenfassung zum Budgetstand, je Kunde.
Marketing-Betrieb
4 Workflows- Auslöser: Wochen- oder Monatsabschluss.
- Das System zieht die Google-Ads- und Meta-Daten aus den Konten des Kunden.
- Es stellt den Report in der gewohnten Struktur zusammen, im Vergleich zur Vorperiode.
- Der Kampagnenmanager prüft ihn und ergänzt die schriftliche Einschätzung.
- Nach Freigabe geht das PDF an den Kunden.
- Auslöser: der Kunde gibt einen Post im Kalender frei.
- Der Post wird automatisch für die passenden Plattformen eingeplant.
- Nach der Veröffentlichung wechselt der Kalendereintrag auf „veröffentlicht“.
- Nach 48 Stunden werden die Performance-Daten in den Kalender zurückgeschrieben.
- Am Monatsende ist sichtbar, welcher Content-Typ funktioniert hat.
- Auslöser: das Projekt ist abgeschlossen, die Übergabe erfolgt.
- Ein paar Tage später geht eine kurze Frage raus: wie zufrieden warst du?
- Bei positiver Antwort folgt der Link zur Google-Bewertung.
- Bei negativer Antwort wird keine öffentliche Bewertung erbeten, sondern intern ein Hinweis ausgelöst.
- Das Feedback landet im CRM auf der Kundenkarte.
- Auslöser: in einem der angebundenen Systeme ändert sich ein Wert.
- Die zugehörigen Datensätze werden zwischen CRM, Rechnungsprogramm und Werbekonten aktualisiert.
- Bei einem Konflikt wird nicht blind überschrieben, sondern gemeldet.
- Änderungen werden protokolliert und sind nachvollziehbar.
- Eine monatliche Prüfung sucht nach Abweichungen zwischen den Systemen.
Die Anatomie eines Workflows.
So sieht der Lead-Antwort-Prozess aus. Ein Auslöser, ein Entscheidungspunkt, parallele Aktionen, am Ende eine Benachrichtigung und eine Absicherung, falls etwas hängen bleibt.
Breite Grafik — auf schmalem Display seitlich scrollbar
Rechne es mit deinen eigenen Zahlen durch.
Stell ein, wie viele Leute bei dir wiederkehrende Verwaltungsarbeit machen und wie viel Zeit dafür draufgeht. Der Rechner arbeitet mit deinen Eingaben — es steckt kein Versprechen darin.
Nicht nur Assistenzkräfte — jeder, der Daten abtippt oder Erinnerungen schreibt.
Die Summe der Zehn- und Zwanzig-Minuten-Schritte an einem durchschnittlichen Arbeitstag.
Die gesamten Arbeitgeberkosten, auf die Stunde gerechnet.
- Pro Jahr0 Std.
- An Lohnkosten / Monat0 HUF
- An Lohnkosten / Jahr0 HUF
Das entspricht der Vollzeit von 0 Personen — so viel Kapazität wird frei, um neue Aufträge anzunehmen.
freigesetzte Stunden / Monat = Personen × Stunden pro Tag × 21 Arbeitstage × 0,7 · die 0,7 ist der angenommene automatisierbare Anteil
Der Rechner arbeitet mit den eingegebenen Werten und ist unverbindlich. Die tatsächliche Ersparnis hängt von deinen Prozessen und den eingesetzten Systemen ab — genau das zeigt die Prozessanalyse.
Was heißt das in der Praxis?
Ein modelliertes Szenario mit typischen Werten, damit die Logik sichtbar wird — keine Daten eines konkreten Kunden.
Ein Team von 8 Personen, 2 davon überwiegend in der Verwaltung
Ausgangspunkt: Täglich geht die Zeit von zwei Personen für Lead-Antworten, Angebotsnachverfolgung, Reporting und Rechnungserinnerungen drauf. Diese vier Prozesse automatisieren wir.
So viele Schritte laufen im Modell über die vier Prozesse hinweg ohne menschliches Zutun.
70 % der Zeit von zwei Personen — das ist kein Stellenabbau, sondern umschichtbare Arbeitskraft.
Wenn die freigewordene Kapazität in Vertrieb und Leistungserbringung geht, ohne Personalaufbau.
Modelliertes Beispiel mit typischen Werten, keine Daten eines konkreten Kunden. Die ≈+30 % ergeben sich daraus, dass die freiwerdenden ≈1,4 Vollzeitäquivalente ~17 % der Arbeitszeit eines 8-köpfigen Teams ausmachen und — in wertschöpfende Arbeit statt in Verwaltung umgeschichtet — anteilig mehr Output bringen. Dein Fall hängt von deinen Prozessen ab; die Analyse misst das.
Was wir nicht automatisieren.
Eine Automatisierung ist gut, weil wir wissen, wo Schluss sein muss.
Kreative Entscheidungen
Was die Botschaft sein soll, wie das Bild aussieht, wie die Marke klingt — das ist Menschensache. Die Automatisierung bringt es höchstens an den richtigen Ort.
Kundenverhandlungen
Einwandbehandlung, Preisgestaltung, heikle Situationen. Eine Standardantwort kostet hier mehr, als sie bringt.
Ein ungeordneter Prozess
Ein schlechter Prozess ist automatisiert nur schneller schlecht. Erst bringen wir ihn in Ordnung, dann binden wir etwas an.
Versand ohne Prüfung
Was zum Kunden geht, behält eine menschliche Freigabe. Der Report stellt sich von selbst zusammen — aber er geht nicht ungelesen raus.
Wie wir arbeiten.
Wir beginnen mit einem Prozess, nicht mit dem ganzen Unternehmen. So zeigt sich das Ergebnis schnell, und das Team gewöhnt sich daran.
Prozessanalyse
Wir gehen durch, wie heute was läuft und wo die Zeit hingeht. In der Regel eine Woche.
Workflow-Karte
Du bekommst, was sich zu automatisieren lohnt, in welcher Reihenfolge und was jedes bringt.
Pilot
Ein Prozess geht live — der mit dem größten Gewinn und dem kleinsten Risiko.
Go-live und Schulung
Das Team lernt, was von selbst passiert und was bei ihm bleibt. Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen sind eingerichtet.
Messen und nachjustieren
Wir prüfen, ob tatsächlich Zeit gespart wurde, und gehen von dort zum nächsten Prozess.
Transparente Pakete.
Die Preise sind unverbindliche Startwerte — das genaue Angebot hängt von der Zahl der Prozesse und den anzubindenden Systemen ab.
- Prozessanalyse mit Interviews
- Workflow-Karte mit Prioritäten
- Geschätzte Ersparnis je Prozess
- Wird angerechnet, wenn wir weitermachen
- Ein Prozess vollständig automatisiert
- Systemanbindung und Tests
- Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen
- Schulung für das Team
- 30 Tage Nachbetreuung
- 4–6 Prozesse automatisiert
- Datenabgleich zwischen Systemen
- Dokumentierte Prozessbeschreibungen
- Monatlicher Betrieb ab 39 000 HUF/Mon.
- Vierteljährliche Überprüfung
Häufige Fragen.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Mit den meisten Systemen, die eine API oder einen Webhook haben: Google Workspace, Meta und Google Ads, Rechnungsprogramme, Onlineshops, Slack, WhatsApp, E-Mail. Mit unserem eigenen CRM sind auch tiefere Integrationen möglich. In der Analyse gehen wir durch, was du heute nutzt.
Wie lange dauert es bis zum ersten Workflow?
Die Prozessanalyse dauert in der Regel eine Woche, der erste Live-Workflow danach noch einmal ein bis zwei Wochen. Wir beginnen bewusst mit einem Prozess: so zeigt sich das Ergebnis schnell und das Team gewöhnt sich daran.
Was passiert, wenn eine Automatisierung kaputtgeht?
In jeden Workflow kommen Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen: Scheitert ein Schritt, wird ein Mensch informiert, und der Prozess stirbt nicht still. Im Betriebspaket ist die Fehlerbehebung enthalten.
Braucht es dafür einen Entwickler oder IT im Haus?
Nein. Anbindung und Betrieb übernehmen wir. Was wir von dir brauchen: Zugang zu den Systemen und eine Person, die den zu automatisierenden Prozess kennt.
Was, wenn unsere Prozesse ein Durcheinander sind?
Dann bringen wir sie zuerst in Ordnung. Ein schlechter Prozess ist automatisiert nur schneller schlecht — die Analyse gibt es genau dafür, dass das herauskommt, bevor irgendetwas angebunden wird.
Beginnen wir mit einer Prozessanalyse.
Wir schauen, wo bei dir die Zeit hingeht und was sich zuerst zu automatisieren lohnt. Finden wir keine sinnvolle Ersparnis, sagen wir auch das.